Trước những bất cập của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử trong vài năm trở lại đây đã ngày càng bộc lộ được những điểm tích cực và trở thành hình thức mới, xu thế tất yếu trong tương lai.

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Tuy nhiên, mặt tiêu cực của hóa đơn giấy là có thể làm giả cả về mẫu mã, hình thức và con dấu. Hơn nữa, với số lượng hóa đơn lớn, người sử dụng sẽ gặp nhiều khó khăn trong vấn đề bảo quản, xử lý, hay tìm kiếm lại hóa đơn mỗi khi cần. Chính vì thế hình thức hóa đơn điện tử được ra đời để khắc phục tất cả những hạn chế của hóa đơn giấy.

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan Thuế.

Dịch vụ hóa đơn điện tử được biết đến là loại hình hóa đơn có tính bảo mật cao, minh bạch đem lại rất nhiều lợi ích không chỉ cho người sử dụng mà còn cho cơ quan quản lý.

Với khả năng tiết kiệm hàng chục tỷ đồng trong một năm cho thấy, hóa đơn điện tử đang tạo ra cú hích lớn trong cải cách hành chính thuế, cải thiện môi trường kinh doanh, cải thiện nền tài chính nước nhà.

Hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, chất lượng dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh. Thực hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần có máy tính và nối mạng internet, chi phí cho việc thực hiện hóa đơn điện tử cũng rẻ hơn rất nhiều, giảm từ 50-70% so với hóa đơn giấy.

Theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế), doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy trung bình phải bỏ chi phí trên 1.000 đồng/hóa đơn và với số lượng hóa đơn cả nước khoảng 2,5 tỷ hóa đơn /năm thì chi phí bỏ ra chí ít cũng lên đến 2.500 tỷ đồng/năm. Nếu lấy con số này trừ đi phần tiết giảm được (50-70%) so với hóa đơn giấy, thì số tiền mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được do sử dụng hóa đơn điện tử lên tới trên 1.000 tỷ đồng/năm.

Không những thế, việc chuyển đổi hình thức hóa đơn điện tử này còn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn, giảm thiểu được sai sót trong kê khai thuế và tiết kiệm thời gian. Ở góc độ ngân sách, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ được tăng thu hàng tỷ đồng, do các doanh nghiệp không phải chi những khoản chi không cần thiết và việc kê khai doanh thu của doanh nghiệp minh bạch hơn.

Hóa đơn điện tử với Nhà nước

Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tạo điều kiện cho ngành Thuế có thể “quản” được việc phát hành hóa đơn của người nộp thuế; hỗ trợ tích cực cho công tác đối chiếu, xác minh hóa đơn để qua đó phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Đồng thời, giúp cơ quan Thuế xây dựng được cơ sở dữ liệu hóa đơn tập trung và thống nhất để phục vụ công tác quản lý thuế của Nhà nước, trong đó có việc thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế; trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro cho cơ quan Thuế và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch giữa các thành phần kinh tế. 

Có thể nói, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp, khách hàng, cơ quan Thuế và xã hội và xu thế hóa đơn điện tử là tất yếu. Thế nhưng, thực tế không ít doanh nghiệp vẫn tìm cách “lách” luật, tiếp tục thực hiện hóa đơn giấy và thực chất của tình trạng này là “giấu” doanh thu để “né thuế. Chính vì lẽ đó, cơ quan Thuế đang ngày càng tích cực thực hiện thanh tra và có biện pháp nặng với các doang nghiệp trốn thuế. Lãnh đạo ngành tài chính cũng đã đễ xuất từ 1/2018, nhiều đối tượng sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho hoạt động bán hàng hóa cung ứng dịch vụ...

Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử