Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được nhiều DN FDI tin dùng

Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số (Thiết bị chữ ký số hay còn gọi là Token) theo quy định của pháp luật, chứng thư số phải có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

-   Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:

• Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tại địa chỉ https://www.laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.
• Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế  vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.
  • Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
  • Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

-   Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.

-   Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận tham gia hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp phát hành và lập hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể:

• Sử dụng website https://www.laphoadon.gdt.gov.vn để phát hành và lập hóa đơn.
• Sử dụng phần mềm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Hoặc doanh nghiệp có thể chọn lựa sử dụng phần mềm của bên thứ ba cung cấp như phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của Công ty Thái Sơn chi tiết tại website http://www.einvoice.vn.

Phần mềm E-Invoice có đầy đủ các chức năng để doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn và gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực.

Bên cạnh đó, phần mềm E-Invoice còn bổ sung rất nhiều tính năng tiện ích như gửi hóa đơn đi xác thực theo lô; gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn dễ dàng, thuận tiện hơn.

Đồng thời, sử dụng phần mềm E-Invoice doanh nghiệp còn được tư vấn, đào tạo, hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện xuất hóa đơn và công ty Thái Sơn cam kết hỗ trợ 24/7 với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
• Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
• Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.
• Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
• Được cơ quan thuế phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực.

Hóa đơn điện tử xác thực đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ. Để có thể thuyết phục được khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần chỉ ra các điểm sau:

• Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng:
  • Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn.
  • Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.
  • Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính.
  • Khách hàng có thể nhận được hóa đơn một cách nhanh chóng, ngay trong ngày.
• Cơ quan thuế đang triển khai thí điểm hóa đơn xác thực trên một vài doanh nghiệp, nhưng sau khi triển khai thành công, cơ quan thuế sẽ mở rộng quy mô sử dụng trên toàn quốc, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ trở thành xu thế tất yếu.
• Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn xác thực vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý khi triển khai:
  • Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.
  • Nghị định số 12/2015/NĐ-CP
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC
  • Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC
  • Quyết định 1445/QĐ-TCT
• Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn xác thực, khách hàng nếu chưa thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử xác thực có thể yêu cầu được nhận đồng thời hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn chuyển đối dưới dạng hóa đơn giấy.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực thành công mới phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp:

Trường hợp chỉ sai thông tin khách hàng:

Doanh nghiệp có thể xử lý bằng cách lập một biên bản điều chỉnh thông tin có đầy đủ chữ ký và dấu của cả hai bên bán bên mua, sau đó gửi cho khách hàng để khi cơ quan thuế kiểm tra khách hàng mang ra kiểm tra, đối chiếu.

Trường hợp sai các thông tin khác:

• Nếu hóa đơn đã được doanh nghiệp đã kê khai thuế: doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh thông tin.
  • Điều chỉnh tăng/giảm tiền hàng: doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực, nhưng phát hiện số tiền hàng trên hóa đơn bị thiếu hoặc thừa thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai.       
    VD: Hóa đơn cần lập có trị giá 11.000.000 đồng, nhưng hóa đơn đã lập chỉ có giá trị là 10.000.000 đồng. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng trị giá 1.000.000 đồng, sau đó gửi đi xác thực.
  • Điều chỉnh thông tin hàng hóa bị nhầm lẫn: Doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực, nhưng phát hiện hàng hóa trên hóa đơn bị nhầm lẫn thì DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó.
    VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn với mặt hàng A và mặt hàng B, nhưng lại lập hóa đơn có mặt hàng A và mặt hàng C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai, điều chỉnh tăng 1 mặt hàng B và điều chỉnh giảm 1 mặt hàng C rồi gửi đi xác thực.             
• Nếu doanh nghiệp chưa kê khai thuế cho hóa đơn: doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị sai sót. khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ, do đó doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế như một hóa đơn mới với thông tin hóa đơn đúng như hóa đơn cần lập lúc đầu.
  • VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn có 2 mặt hàng A và B, nhưng lại lập nhầm hóa đơn cho hai mặt hàng A và C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót và nhập 2 mặt hàng đúng là A và B rồi gửi đi xác thực.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
• Hóa đơn bán hàng 02GTTT
• Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
• Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Nhưng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể không cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử là file .xml. Khi sử dụng phần mềm lập hóa đơn, tất cả thông tin hóa đơn đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm. Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tra cứu lại hóa đơn trong phần mềm, hoặc doanh nghiệp vẫn muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính hỏng hóc, thì doanh nghiệp có thể sau lưu, export file nén hóa đơn dưới dạng .zip từ phần mềm ra để lưu trữ lại trên máy tính khác hoặc trong ổ cứng lưu trữ.

Trong trường hợp khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy, doanh nghiệp có thể in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.

Hóa đơn điều chỉnh đó sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh bởi theo nghiệp vụ kế toán, hóa đơn được lập vào tháng nào thì sẽ kê khai vào tháng đó.

VD: DN lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng 10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc. Như vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào tháng 10.

Hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hoá đơn bán ra, chỉ kế khai hoá đơn mua vào theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho cơ quan thuế.

Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực nhưng kết quả trả về báo lỗi, dựa vào nội dung thông báo lỗi để có phương án xử lý phù hợp:

Trường hợp lỗi xảy ra do đường truyền dữ liệu:

Khi lỗi do kết nối đường truyền internet (mã lỗi là 3 chữ số, VD: mã lỗi 560: lỗi kết nối đến service) thì doanh nghiệp có thể kiểm tra lại kết nốt đường truyền và gửi lại hóa đơn đi xác thực.

Trường hợp lỗi xảy ra do sai sót khi lập hóa đơn:

Khi các lỗi do nhầm lẫn nhập liệu như: sai mã số thuế, định dạng dữ liệu hoặc lỗi khi phát hành hóa đơn (thường mã lỗi có 4 chữ số, VD: mã lỗi 1012: số hóa đơn chưa được đăng ký phát hành) thì DN cần phải:

• Tìm và kiểm tra lỗi ở hóa đơn sau đó thực hiện hủy hóa đơn bị lỗi.
• Lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng và gửi đi xác thực

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn chương trình đã tích hợp tra cứu lỗi ngay trong phần mềm nên doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin lỗi rõ ràng và chương trình sẽ tự động hướng dẫn cách xử lỹ khi gặp các lỗi trên.

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:

1. Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau khi gia hạn thành công thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục thuế.
2. Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn  đăng nhập vào tài khoản của mình, chọn mục Thông tin doanh nghiệp -> Danh sách chứng thư số -> Thêm mới -> Chọn chứng thư số vừa được gia hạn -> Thêm mới chứng thư số -> Chứng thư số sẽ được thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào ô Sử dụng của chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật.
3. Cập nhật thành công doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác thực hóa đơn như bình thường.

Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử do vậy không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy đặt in thông thường, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn giấy.

Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là 9.999.999 hóa đơn.

Trường hợp này doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thưc ra hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định gồm 4 điểm sau:

• Phải đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Phải có dòng chữ: Hóa đơn chuyển đổi;
• Phải có đóng dấu Doanh nghiệp;
• Phải có chữ ký bên bán.

• Đối với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.
• Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:
  • Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/van-portal/login và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.
  • Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thư số.
  • Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ ký số mới vào danh sách.
• Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.

Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn. Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng tệp điện tử (file xml đã được ký điện tử) để cung cấp cho cơ quan thuế khi thanh tra kiểm tra.

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Tuy vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử xác thực được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

• Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.
• Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính
• Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn xác thực duy nhất.

Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn xác thực dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:

1. Giải nén file .zip vừa tải về
2. Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
3. Bạn có thể dùng các trình duyệt web để xem hóa đơn này như Firefox, Chrome, IE, với IE bạn làm như sau: chọn Open with và chọn Internet Explorer(IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE. Hoặc doanh nghiệp có thể download phần mềm “Invoice Viewer” do Tổng cục Thuế cung cấp để thể xem và kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực
4. Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem

Ngoài ra khi sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn cung cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử xác thực giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử có mã xác thực qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điên tử xác thực không còn hoài nghi, thắc mắc. Khách hàng chỉ cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.

Sau khi xuất hóa điện tử xác thực doanh nghiệp hoặc khách hàng có thể tra cứu thông tin hóa đơn tại địa chỉ của cơ quan thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Khi áp dụng phần mềm Einvoice của công ty Thái Sơn, khách hàng nhận được email hóa đơn điện tử xác thực, để tra cứu được hóa đơn điện tử trên trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế, khách hàng thực hiện theo các bước sau:

• Mở email hóa đơn hóa đơn xác đã nhận được.
• Trong phần CHÚ Ý, kích chọn vào đường dẫn Xem hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế
• Trình duyệt sẽ tự động hiện thị trang tra cứu, khách hàng nhập vào ô Mã kiểm tra chuỗi ký tự capcha ở trên.
• Nhấn nút Tra cứu thông tin hóa đơn sẽ hiển thị để bạn đối chiếu.

Ngoài ra, trong email mà khách hàng nhận được, có đính kèm đường dẫn Hướng dẫn tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế. Khách hàng kích vào đường dẫn trình duyệt sẽ mở hướng dẫn cách tra cứu chi tiết và cụ thể cho khách hàng.

Để xem được hóa đơn điện tử xác thực, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:

• Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
• Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn xác thực chuyển đổi dưới dạng file PDF.

Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:

• Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
• Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
  • Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ lý và dấu của hai bên
  • Lập hóa đơn điều chỉnh nếu bên bán đã kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
  • Lập hóa đơn thay thế nếu bên bán chưa kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
  • Lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn bị sai sót rồi lập hóa đơn mới cho bên mua hàng

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử xác thực dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế khi cần. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử xác thực và gửi cho khách hàng.

Căn cứ vào các văn bản pháp quy của các cơ quan nhà nước về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử:

• Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.
• Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Và các Quyết định về việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực:

• Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính
• Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

Hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Nhà nước, khách hàng được sử dụng hóa đơn này để hạch toán và kê khai thuế mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Khi kê khai thuế, khách hàng (bên mua) thực hiện kê khai và quyết toán thuế như kê khai với hóa đơn giấy:

• Gửi bảng kê khai Thuế lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp
• Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế thông tin về hóa đơn điện tử xác thực khi có sai sót, nhầm lẫn trong bảng kê khai để cơ quan thuế kiểm tra
• Cơ quan Thuế có thể kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:

• Tiền mặt
• Chuyển khoản
• Thẻ tín dụng
• Các hình thức khác

Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.